МАНЕВИЦЬКА СЕЛИЩНА РАДА
ВОСЬМЕ СКЛИКАННЯ
РІШЕННЯ
від 15 січня 2021 року № 5/6
смт Маневичі
Про затвердження Регламенту відділу «Центр надання адміністративних послуг» виконавчого комітету Маневицької селищної ради
Керуючись законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про адміністративні послуги», з урахуванням Примірного регламенту центру надання адміністративних послуг, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 серпня 2013 року №588 (зі змінами),
СЕЛИЩНА РАДА – ВИРІШИЛА:
- Затвердити Регламент відділу «Центр надання адміністративних послуг» виконавчого комітету Маневицької селищної ради (додається).
2. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію з питань соціального захисту, охорони здоров’я, охорони дитинства і материнства та з питань пов’язаних з ліквідацією наслідків Чорнобильської катастрофи.
Селищний голова Олександр ГАВРИЛЮК
Наталія Скороход
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішенням селищної ради від 15.01.2021 року № 5/6
РЕГЛАМЕНТ
роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг»
виконавчого комітету Маневицької селищної ради
Загальна частина
1.Цей регламент визначає порядок організації роботи відділу «Центр надання адміністративних послуг» виконавчого комітету Маневицької селищної ради ( далі – Відділ).
2. Регламент є нормативним актом, розробленим на основі чинного законодавства України та визначає організаційно-процедурні засади діяльності відділу та механізм взаємодії працівників відділу, суб’єктів надання адміністративних послуг та суб’єктів звернень з питань реалізації Закону України «Про адміністративні послуги» та інших нормативних актів України, здійснення правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності відділу.
3. Затвердження Регламенту, скасування та внесення змін у цей документ здійснюється рішенням селищної ради.
4. Дотримання Регламенту є обов’язковим для працівників відділу та суб’єктів надання адміністративних послуг.
5. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».
6. Надання адміністративних послуг здійснюється з дотриманням таких принципів:
6.1. Верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності.
6.2. Стабільності.
6.3.Рівності перед законом.
6.4. Відкритості та прозорості.
6.5. Оперативності та своєчасності.
6.6.Доступності інформації про надання адміністративних послуг.
6.7.Захищеності персональних даних.
6.8.Раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративної послуги.
6.9. Неупередженості та справедливості.
6.10. Доступності та зручності для суб’єктів звернень.
7. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, Положенням про відділ ЦНАП та цим Регламентом.
Вимоги до приміщення, де розташований відділ
8. Відділ ЦНАП розміщується в центральній частині селища або іншому зручному для суб’єктів звернення місці з розвинутою транспортною інфраструктурою.
На вході до приміщення (будівлі) розміщуються вивіска з найменуванням відділу та табличка з інформацією про його місцезнаходження, графік роботи тощо.
Графік роботи відділу, віддалених робочих місць (в разі створення) затверджується органом, що утворив відділ, з урахуванням потреб суб’єктів звернень та відповідно до Закону України «Про адміністративні послуги».
Вхід до приміщень, який має сходи, повинен бути облаштований пандусом та поручнями з для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення, а також місцями для тимчасового розміщення дитячих колясок
У приміщенні відділу облаштовується санітарна кімната з урахуванням потреб осіб з інвалідністю, зокрема тих, що пересуваються на кріслах колісних, та інших маломобільних груп населення.
На прилеглій території облаштовуються місця для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернень, зокрема відповідно позначені місця для автотранспортних засобів, якими керують (в яких перевозяться) особи з інвалідністю, у кількості, визначеній Законом України «Про основи соціальної захищеності осіб з інвалідністю в Україні». Будівлі, приміщення та стоянки облаштовуються з урахуванням потреб осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення згідно з вимогами відповідних державних будівельних норм, стандартів і правил.
9. Приміщення поділяється на відкриту та закриту частини.
У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками відділу та представниками суб’єктів надання адміністративних послуг. Суб’єкти звернень мають безперешкодний доступ до такої частини.
Відкрита частина включає:
- сектор прийому;
- сектор інформування;
- сектор очікування;
- сектор обслуговування.
Відкрита частина розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до приміщень будівлі
Закрита частина призначена виключно для опрацювання документів, пошти, надання консультацій та здійснення попереднього запису суб’єктів звернень на прийом до адміністраторів за допомогою засобів телекомунікації (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), а також збереження документів, справ, журналів обліку/реєстрації (розміщення архіву).
Вхід до закритої частини центру суб’єктам звернень забороняється.
Закрита частина може розміщуватися на інших поверхах, ніж відкрита частина.
10. Сектор прийому облаштовується при вході до приміщення відділу. У ньому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань надання адміністративних послуг.
11. Сектор інформування облаштовується з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.
У секторі інформування розміщуються інформаційні стенди, а також, у разі можливості, інформаційні термінали в зручному для перегляді місці, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.
Сектор інформування облаштовується столами, стільцями та канцелярськими товарами для заповнення суб’єктами звернення необхідних документів.
Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг сектор інформування облаштовується відповідною скринькою та/або книгою відгуків і пропозицій, яка розміщується на видному та у доступному місці.
12. Сектор очікування розміщується в просторому приміщенні, площа якого визначається залежно від кількості осіб, які звертаються до відділу протягом дня, та облаштовується столами для оформлення документів та в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.
У секторі очікування облаштовується не менш як 10 місць для суб’єктів звернень.
Сектор очікування у разі потреби обладнується автоматизованою системою керування чергою, системою звукового інформування осіб похилого віку та тих, що мають вади зору.
Для оплати адміністративного збору в секторі очікування можуть розміщуватися банкомати, платіжні термінали.
13. Сектор обслуговування повинен бути утворений за принципом відкритості розміщення робочих місць. Для швидкого обслуговування суб’єктів звернень робочі місця адміністраторів можуть розподілятися за принципом прийому і видачі документів. Кожне робоче місце для прийому суб’єктів звернення повинно мати інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по батькові та посади адміністратора відділу.
14. Площа секторів очікування та обслуговування повинна бути достатньою для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів.Загальна площа секторів очікування та обслуговування становить не менше як 50 кв.метрів.
15. На інформаційних стендах та інформаційних терміналах розміщується інформація, зокрема, про:
найменування відділу, його місцезнаходження та місцезнаходження віддалених робочих місць (у разі їх утворення), номери телефонів для довідок, , адресу веб-сайту, електронної пошти;
графік роботи відділу, віддалених робочих місць (у разі їх утворення ( прийомні дні та години, вихідні дні);
перелік адміністративних послуг, віддалені робочі місця адміністраторів (у разі їх утворення) та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
строки надання адміністративних послуг;
бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;;
платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
супутні послуги, які надаються в приміщенні, де розташований відділ
прізвище, ім’я, по батькові керівника відділу контактні телефони, адресу електронної пошти;
Положення про відділ;
Регламент роботи відділу.
16. Перелік адміністративних послуг повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці.
Перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ, віддалені робочі місця адміністраторів (в разі їх утворення), повинен розміщуватися у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги в переліку групуються за моделлю життєвих ситуацій суб’єктів звернення та/або сферами правовідносин (законодавства), та/або суб’єктами надання адміністративних послуг.
17. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення або на веб-сайті відділу або веб-сайті органу, що утворив відділ..
18. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі.
19. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у приміщенні, де розташований відділ, можуть надаватися адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.
Інформаційна і технологічна картка адміністративних послуг
20. Основна інформація для суб’єкта звернення щодо надання адміністративних послуг описується у відповідних інформаційних картках, а порядок надання адміністративних послуг – у відповідних технологічних картках, що розміщені на інформаційних стендах та/або в інформаційних терміналах.
21. Інформаційні і технологічні картки, зміни до них, розробляються суб’єктами надання адміністративних послуг відповідно до Закону України „Про адміністративні послуги” та постанови Кабінету Міністрів України від 30 січня 2013 №44 „Про затвердження вимог до підготовки технологічної картки адміністративної послуги”, а також інших нормативно-правових актів, які регламентують надання адміністративних послуг.
22. Орган, що утворив відділ, а також начальник відділу можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
23. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це орган, що утворив відділ, а також начальника відділу, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.
Інформаційно - роз’яснювальна робота відділу
24. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень у відділі вживаються заходи для інформаційного забезпечення, інформаційного консультування суб’єктів звернень та запобігання виникненню черг, а у випадку їх виникнення - для регулювання черги.
25. Інформаційні картки та зразки бланків заяв, необхідні для отримання адміністративних послуг, знаходяться в адміністраторів відділу, суб’єктів та учасників надання адміністративних послуг.
26. Адміністратор відділу здійснює загальне інформаційне консультування (в т. ч. у телефонному режимі) або перенаправляє (переадресовує) дзвінки суб’єктам та учасникам надання адміністративних послуг.
27. Інформація, яка розміщується в приміщенні відділу та на веб-сайті, повинна бути актуальною і вичерпною.
Інформація на веб-сайті має бути зручною для пошуку та копіювання.
Керування чергою в Центрі
28. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у відділі вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення – для керування чергою.
29. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором відділу реєструється в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом. Автоматизована система керування чергою може передбачати персоніфіковану реєстрацію суб’єкта звернення (із зазначенням його прізвища та імені).
30. У відділі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернень на прийом до адміністратора, суб’єкта чи учасника надання адміністративної послуги на визначений день та час. Попередній запис може здійснюватися шляхом особистого звернення до спеціаліста відділу та/ або шляхом електронної реєстрації. Прийом суб’єктів звернень, які зареєструвались за допомогою попереднього запису, здійснюється у визначені керівником відділу дні та години.
31. Відділ може використовувати також інші інструменти керування чергою, гарантуючи дотримання принципу рівноправності суб’єктів звернень.
Прийняття заяв та інших документів у відділі
32. Прийняття від суб’єктів звернень заяв та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги ( далі – вхідний пакет документів) та повернення документів з результатом адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів), здійснюється виключно у відділі, або віддалених робочих місцях адміністраторів (в разі їх утворення).
33. Прийняття від суб’єктів господарювання заяви про видачу документів дозвільного характеру та документів, що додаються до неї, декларації відповідності матеріально-технічної бази вимогам законодавства, видача (переоформлення, видача дублікатів, анулювання) документів дозвільного характеру, які оформлені регіональними та місцевими дозвільними органами, та зареєстрованих декларацій здійснюються відповідно до Закону України „Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності”.
34. Вхідний пакет документів у відділ може бути подано особисто суб’єктом звернення або через уповноваженого представника, надіслано поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або у випадках, передбачених законом, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
Заява для отримання адміністративної послуги в електронній формі подається через Єдиний державний портал адміністративних послуг, у тому числі через інтегровані з ним інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.
35. Якщо вхідний пакет документів подається довіреною особою суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його повноваження (довіреність або інший документ, що посвідчує відносини представництва).
36. Адміністратор відділу перевіряє відповідність вхідного пакету документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланків, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
37. Адміністратор складає опис вхідного пакету документів у двох примірниках, у якому зазначається інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї.
38. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора відділу, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення у відділі електронного документообігу - в електронній формі.
39. Адміністратор чи представник суб’єкта надання адміністративних послуг під час отримання вхідного пакету документів зобов'язаний з'ясувати бажані для суб’єкта звернення способи повідомлення про результати надання адміністративної послуги, а також бажаний спосіб передачі суб’єкту звернення результату надання адміністративної послуги, про що зазначається в описі вхідного пакета документів в паперовій формі, та здійснити відповідну відмітку в електронній картці послуги.
40. Адміністратори здійснюють реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації ( у паперовій та/ або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
Реєстрація та облік заяв, вхідних пакетів документів та оформлених результатів надання адміністративних послуг у відділі та на віддаленому робочому місці адміністратора може вестися централізовано (зокрема шляхом запровадження електронного документообігу) або окремо у відділі та на віддаленому робочому місці адміністратора.
41. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв'язку і він не містить інформації про прийнятий для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів засобами телекомунікаційного зв’язку.
42. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратори формують справу у паперовому та/або електронному вигляді та оперативно направляють суб’єкту надання адміністративних послуг, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі.
43. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа про проходження справи у паперові та/або електронній формі( крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
Опрацювання справи (вхідного пакету документів)
44. Після вчинення дій, передбачених пунктами 32-43 цього Регламенту, адміністратор відділу зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, з урахуванням графіка роботи суб’єкта надання адміністративної послуги, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.
45. Передача справ у паперовій формі від відділу до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом отримання справ представником суб’єкта надання адміністративної послуги або їх доставки працівником відділу, надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
46. Отримавши справу, суб’єкт надання адміністративної послуги зобов'язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа проходження справи.
47. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами відділу відповідно до розподілу обов’язків.
48. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
своєчасно інформувати відділ про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора відділу про хід розгляду справи.
У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор відділу невідкладно інформує про це начальника відділу.
Передача результатів надання адміністративних послуг
(вихідного пакету документів) суб’єкту звернення
49. Суб’єкт надання адміністративної послуги не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги формує вихідний пакет документів та передає його до відділу, про що зазначається у листі про проходження справи.
50. Адміністратор відділу невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
51. Результат надання адміністративної послуги видається суб’єкту звернення особисто (його довіреній особі) – при пред’явленні документа, який посвідчує особу (документа, який підтверджує повноваження довіреної особи), або у спосіб, прийнятний для суб’єкта звернення (засобами поштового зв’язку (рекомендованим листом з описом вкладення та повідомленням про вручення), засобами телекомунікаційного зв’язку).
52. У разі незазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання у відділі протягом двох місяців, відповідні документи надсилаються суб’єкту звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та відсутності іншої контактної інформації - результат надання адміністративної послуги зберігається протягом тримісячного строку у відділі, а потім передається для архівного зберігання.
53. У випадках, якщо адміністративна послуга, яку хоче отримати суб’єкт звернення, може надаватися невідкладно, адміністратор відділу реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі ( у паперовій та /або електронній формі), невідкладно формує вихідний пакет документів та видає його суб’єкту звернення.
54. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративної послуги несуть суб’єкти надання адміністративної послуги, та в межах своїх повноважень – адміністратори відділу та керівник відділу.
55. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу в паперовій (копія документів) та/або електронній (скановані копії документів) формі за рішенням органу, що утворив відділ, може зберігатися в приміщенні відділу, приміщенні, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора.
У разі надання адміністративної послуги за допомогою державних реєстрів інформація про послугу зберігається у відповідному реєстрі.
Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
Особливості діяльності адміністратора відділу, що працює на віддаленому робочому місці
56. Рішення про утворення та розміщення віддаленого робочого місця адміністратора приймається органом, що утворив відділ з урахуванням потреб суб’єктів звернень, кількості населення, що буде ними обслуговуватися, та обсягу послуг, що надаватимуться.
Віддалене робоче місце адміністратора розміщується на першому або другому поверсі будівлі за умови створення належних умов для безперешкодного доступу для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення до такої будівлі.
57. У приміщенні, де розміщене віддалене робоче місце адміністратора, забезпечується розміщення актуальної, вичерпної інформації, необхідної для одержання адміністративних послуг. .
58. Приміщення, де розміщено віддалене робоче місце адміністратора облаштовуються місцями для очікування суб’єктами звернень.
Особливості діяльності територіального підрозділу центру, адміністратора центру, що працює на віддаленому робочому місці, утворених в об’єднаній територіальній громаді
59. Адміністратори відділу, що працюють на віддаленому робочому місці, можуть обслуговувати населення одного або декількох старостинських округів.
60. За рішенням органу, що утворив відділ, окремі функції адміністратора, пов’язані з отриманням заяви та вхідного пакета документів, видачею результатів надання адміністративних послуг або наданням адміністративних послуг, можуть здійснюватися старостою.
